Wir freuen uns über Ihr Interesse an unserer Hengst Hydraulic App (Im Folgenden „App“ oder „Applikation“). Der Schutz Ihrer Privatsphäre ist für uns sehr wichtig. Nachstehend informieren wir Sie ausführlich über den Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten bei der Nutzung der App.

1. Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen sowie des betrieblichen Datenschutzbeauftragten

Diese Datenschutz-Information gilt für die Datenverarbeitung durch:
Verantwortlicher:

Hengst Filtration GmbH
Nienkamp 55-85
48147 Münster

DEUTSCHLAND

Tel.: +49 (0)6202 603-0
E-Mail: hydraulicfilter(at)hengst.de

Geschäftsführer: Malte Röcke, Ulrich Eich

Der betriebliche Datenschutzbeauftragte der Hengst Filtration GmbH ist unter der o.g. Anschrift, zu Händen des Datenschutzbeauftragten, beziehungsweise unter datenschutz@hengst.de erreichbar.

2. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten sowie Art und Zweck deren Verwendung

Bei der Nutzung unserer App werden folgende personenbezogene Daten von Ihnen erhoben und verarbeitet:

• Name, Vorname, Firmennamen und E-Mail-Adresse zur Registrierung und Einrichtung eines Kundenkontos

• Allgemeine Log-Daten, einschließlich Ihrer IP-Adresse, die beim Zugriff auf die Applikation entstehen

• Zugriff auf die Kamera und Bildgalerie Ihres Smartphones für die Funktion des OCR-Scans

• Zugriff auf Ihre Standortdaten, zur automatischen Eingabe des Kundenstandorts oder der Navigation zum Kunden. Dies erfolgt nur aktionsbasiert per Klick auf den GPS-Button im Vertriebsmanagement Tool.

• Chatverlauf des KI-Chatbots zur Verbesserung der Antwortgenauigkeit und weiterer Services

Diese Daten werden verwendet, um Ihnen die vollständige Funktionalität unserer Applikation zu bieten, die u.a. die Fit4Filter Suche, das Vertriebsmanagement-Tool, das Filter Wiki, die Datenblätter-Datenbank, Trainingsvideos, Success Stories, Broschüren und Filter Select umfasst.

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt zu folgenden Zwecken:

• Registrierung und Nutzung der App: Die Angabe von personenbezogenen Daten wie Ihrer E-Mail-Adresse ist notwendig, um ein Benutzerkonto zu erstellen und Ihnen den Zugang zu unserer Applikation zu ermöglichen. Diese Daten ermöglichen es uns, Ihr Konto zu verwalten und Ihnen einen personalisierten Zugang zu unseren Diensten zu bieten.

• Bereitstellung und Verbesserung unserer Dienste: Wir verwenden Ihre Daten, um Ihnen die gewünschten Dienste zur Verfügung zu stellen und kontinuierlich an deren Verbesserung zu arbeiten. Dies umfasst die Anpassung der Inhalte an Ihre Präferenzen und die Optimierung der Benutzerfreundlichkeit unserer App.

• Ermöglichung der Nutzung bestimmter Funktionen, wie die OCR-basierte Suche: Um spezifische Funktionen unserer App, wie beispielsweise die OCR-Suche, nutzen zu können, benötigen wir Zugriff auf bestimmte Funktionen Ihres Geräts, wie die Kamera und die Bildgalerie. Dies ermöglicht es Ihnen, Texte zu scannen und relevante Informationen schnell zu finden.

• Ermöglichung der Nutzung bestimmter Funktionen, wie der automatischen Eingabe des Kundenstandorts und der Navigation zum Kunden: Um spezifische Funktionen unserer App, wie beispielsweise der Navigation zum Kundenstandort, nutzen zu können, benötigen wir Zugriff auf bestimmte Funktionen Ihres Geräts, wie der Google Maps Standortabfrage. Die Standortabfrage erfolgt nur, wenn der Nutzer im Vertriebsmanagement-Tool aktiv den Kundenstandort automatisch eintragen lassen möchte oder die Navigations-Funktion nutzen möchte.

• KI-Chatbot: Der anonyme Chatverlauf wird verarbeitet, um die Antwortgenauigkeit des KI-Chatbots kontinuierlich zu verbessern. Außerdem werden die Fragen anonym gespeichert, um für die Nutzer kontinuierlich relevantes Know-How im Chatbot hochzuladen und zu diesen Themen auch Dokumente sowie Videos im Filter Wiki und im Trainingsbereich zu veröffentlichen.

• Sicherheitsmaßnahmen und Betrugsvorbeugung: Die Verarbeitung von Daten wie Ihrer IP-Adresse und Log-Daten hilft uns, die Sicherheit unserer Applikation zu gewährleisten. Diese Maßnahmen dienen dem Schutz sowohl Ihrer Daten als auch unserer Infrastruktur.

3. Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten basiert auf folgenden Rechtsgrundlagen nach Art. 6 DSGVO:

• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO): Ihre ausdrückliche Zustimmung ermöglicht uns den Zugriff auf die Kamera Ihres Geräts. Diese Daten werden ausschließlich für die spezifischen Funktionen genutzt, für die Sie Ihre Einwilligung erteilt haben.

• Vertragserfüllung und vorvertragliche Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Die Registrierung innerhalb unserer Applikation stellt einen Vertrag zwischen Ihnen und uns dar. Die Verarbeitung Ihrer Daten ist notwendig, um diesen Vertrag zu erfüllen und Ihnen die vereinbarten Dienstleistungen anzubieten.

• Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): Die Verarbeitung von allgemeinen Log-Daten, einschließlich Ihrer IP-Adresse, dient auch unseren berechtigten Interessen. Dazu gehören die Sicherstellung der Systemsicherheit, die Prävention von Betrug sowie die Verbesserung unserer Dienste für Sie.

4. Weitergabe von Daten

Eine Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte zu anderen als den im Folgenden aufgeführten Zwecken findet nicht statt. Wir geben Ihre persönlichen Daten nur an Dritte weiter, wenn:

• Sie Ihre nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO ausdrückliche Einwilligung dazu erteilt haben,

• die Weitergabe nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist und kein Grund zur Annahme besteht, dass Sie ein überwiegendes schutzwürdiges Interesse an der Nichtweitergabe Ihrer Daten haben,

• für den Fall, dass für die Weitergabe nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO eine gesetzliche Verpflichtung besteht, sowie

• dies gesetzlich zulässig und nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO für die Abwicklung von Vertragsverhältnissen mit Ihnen erforderlich ist.

5. Speicherung und Datenübermittlung

Die erfassten Daten werden in der Azure Cloud in Europa gespeichert. Wir haben technische und organisatorische Maßnahmen getroffen, um sicherzustellen, dass die Sicherheitsvorschriften der DSGVO eingehalten werden.

6. Speicherdauer

Sofern im Rahmen dieser Erklärung im Einzelfall nicht anderes angegeben wird, speichern wir personenbezogene Daten nur so lange, wie dies zur Erfüllung der verfolgten Zwecke notwendig ist.

Ihre personenbezogenen Daten werden gelöscht, sobald der Zweck der Datenverarbeitung entfällt.

Soweit der Löschung berechtigte Gründe im Sinne des Art. 17 Abs. 3 DSGVO entgegenstehen, wie z.B. eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht, wird die Verarbeitung der Daten während dieser Dauer eingeschränkt. Eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht beispielsweise aufgrund steuer- und handelsrechtlicher Dokumentationspflichten. In diesen Fällen erfolgt die Löschung der Daten dann, wenn der Grund für die weitere Speicherung entfällt, also z. B. die gesetzlich vorgeschriebene Speicherfrist abläuft.

7. Betroffenenrechte

Sie haben das Recht:

• gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen;

• gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;

• gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;

• gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben;

• gemäß Art. 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen;

• gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen und

• gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Unternehmenssitzes wenden.

8. Widerspruchsrecht

Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben oder sich der Widerspruch gegen Direktwerbung richtet. Im letzteren Fall haben Sie ein generelles Widerspruchsrecht, das ohne Angabe einer besonderen Situation von uns umgesetzt wird. Möchten Sie von Ihrem Widerrufs- oder Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an datenschutz@hengst.de.

9. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Es steht Ihnen darüber hinaus jederzeit ein Recht zur Beschwerde bei der zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu. Sie können sich hierfür an die Datenschutz-Aufsichtsbehörde des Bundeslandes wenden, in dem Sie Ihren Wohnsitz haben oder an die Behörde desjenigen Bundeslandes, in der die Verantwortliche ihren Sitz hat.

Die Aufsichtsbehörde, bei der die Beschwerde eingereicht wurde, unterrichtet den Beschwerdeführer über den Stand und die Ergebnisse der Beschwerde einschließlich der Möglichkeit eines gerichtlichen Rechtsbehelfs nach Art. 78 DSGVO.

Zuständige Aufsichtsbehörde:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen

Kavalleriestr. 2-4

40213 Düsseldorf

Telefon: 0211/38424-0

Fax: 0211/38424-999

E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de

10. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand März 2024. Durch die Weiterentwicklung der Applikation und Angebote darüber oder aufgrund geänderter gesetzlicher beziehungsweise behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu ändern. Die jeweils aktuelle Datenschutzerklärung kann jederzeit in Applikation unter dem Reiter Datenschutz aufgerufen werden.

EN:

Privacy Policy

Thank you for your interest in our Hengst Hydraulic App (hereinafter referred to as "App" or "Application"). The protection of your privacy is very important to us. Below we inform you in detail about how we handle your personal data when you use the App.

1. Name and contact details of the controller and the company data protection officer

This data protection information applies to the data processing by:

Controller:

Hengst Filtration GmbH
Nienkamp 55-85
48147 Münster

GERMANY

Phone: +49 (0)6202 603-0
E-Mail: hydraulicfilter@hengst.de

Managing directors: Malte Röcke, Ulrich Eich

The company data protection officer of Hengst Filtration GmbH can be contacted at the above address, for the attention of the company data protection officer, or at datenschutz@hengst.de.

2. Collection and storage of personal data and the nature and purpose of their use

By using our App, the following personal data is collected and processed:

• Last name, first name, company name and e-mail address for registration and setting up a customer account

• General log data, including your IP address, which is generated when you access the Application

• Access to the camera and image gallery of your smartphone for the OCR scan function

• Access to your location data, for automatic entry of the customer location or navigation to the customer. Access is only granted action-based by clicking on the GPS button in the sales manager tool.

• Chat history of the AI chatbot to improve response accuracy and other services

This data is used to provide you with the full functionality of our Application, which includes the Fit4Filter search, the sales manager tool, the Filter Wiki, the datasheet database, training videos, success stories, brochures and Filter Select.

Your personal data is processed for the following purposes:

• Registration and use of the App: The provision of personal data such as your e-mail address is necessary to create a user account and to enable you to access our Application. This data enables us to manage your account and provide you with personalized access to our services.

• Providing and improving our services: We use your data to provide you with the services you desire and to continuously improve them. This includes adapting the content to your preferences and optimizing the user-friendliness of our App.

• Enabling the use of certain functions, such as the OCR-based search: In order to use specific functions of our App, such as the OCR search, we require access to certain functions of your device, such as the camera and the image gallery. This enables you to scan texts and find relevant information quickly.

• Enabling the use of certain functions, such as the automatic entry of the customer location and navigation to the customer: In order to use specific functions of our App, such as navigation to the customer location, we require access to certain functions of your device, such as the Google Maps location query. The location query only occurs if the user actively wants to have the customer location entered automatically in the sales manager tool or wants to use the navigation function.

• AI chatbot: The anonymous chat history is processed in order to continuously improve the accuracy of the AI chatbot's responses. In addition, the questions are stored anonymously in order to continuously upload relevant know-how to the chatbot for users and to publish documents and videos on these topics in the Filter Wiki and in the training area.

• Security measures and fraud prevention: The processing of data such as your IP address and log data helps us to maintain security of our Application. These measures serve to protect both your data and our infrastructure.

3. Legal basis

The processing of your personal data is based on the following legal bases in accordance with Art. 6 GDPR:

• Consent (Art. 6 para. 1 lit. a GDPR): Your express consent allows us to access the camera on your device. This data is used exclusively for the specific functions for which you have given your consent.

• Contract fulfillment and pre-contractual inquiries (Art. 6 para. 1 lit. b GDPR): Registration within our Application constitutes a contract between you and us. The processing of your data is necessary to fulfill this contract and to offer you the agreed services.

• Legitimate interests (Art. 6 para. 1 lit. f GDPR): The processing of general log data, including your IP address, also serves our legitimate interests. These include ensuring system security, preventing fraud and improving our services for you.

4. Disclosure of data

Your personal data will not be disclosed to third parties for purposes other than those listed below. We only disclose your personal data to third parties if:

• you have given your express consent in accordance with Art. 6 para. 1 sentence 1 lit. a GDPR,

• the processing pursuant to Art. 6 para. 1 sentence 1 lit. f GDPR is necessary for the assertion, exercise or defense of legal claims and there is no reason to assume that you have an overriding interest worthy of protection in not processing your data,

• in the event that there is a legal obligation for disclosure pursuant to Art. 6 para. 1 sentence 1 lit. c GDPR, and

• this is legally permissible and necessary for the performance of a contract with you in accordance with Art. 6 para. 1 sentence 1 lit. b GDPR.

5. Storage and data transmission

The data collected is stored in the Azure Cloud in Europe. We have taken technical and organizational measures to ensure that the security regulations of the GDPR are complied with.

6. Storage duration

Unless otherwise stated in this declaration in individual cases, we only store personal data for as long as is necessary to fulfill the purposes pursued.

Your personal data will be deleted as soon as the purpose of the data processing ceases.

If there are legitimate grounds for erasure within the meaning of Art. 17 (3) GDPR, such as a legal obligation to retain data, the processing of the data will be restricted during this period. A statutory retention obligation exists, for example, due to documentation obligations under tax and commercial law. In these cases, the data will be deleted when the reason for further storage no longer applies, e.g. when the legally prescribed storage period expires.

7. Rights of data subjects

You have the right:

• in accordance with Art. 15 GDPR, to request information about your personal data processed by us. In particular, you can request information about the processing purposes, the category of personal data, the categories of recipients to whom your data has been or will be disclosed, the planned storage period, the existence of a right to rectification, erasure, restriction of processing or objection, the existence of a right to lodge a complaint, the origin of your data if it was not collected by us, and the existence of automated decision-making including profiling and, if applicable, meaningful information about its details;

• in accordance with Art. 16 GDPR, to immediately request the correction of incorrect or incomplete personal data stored by us;

• in accordance with Art. 17 GDPR, to demand the deletion of your personal data stored by us, unless the processing is necessary to exercise the right to freedom of expression and information, to fulfill a legal obligation, for reasons of public interest or to establish, exercise or defend legal claims;

• in accordance with Art. 18 GDPR, to demand the restriction of the processing of your personal data if the accuracy of the data is disputed by you, the processing is unlawful but you refuse to delete it and we no longer need the data, but you need it to establish, exercise or defend legal claims or you have lodged an objection to the processing in accordance with Art. 21 GDPR;

• in accordance with Art. 20 GDPR, to receive your personal data that you have provided to us in a structured, commonly used and machine-readable format or to request that it be transmitted to another controller

• in accordance with Art. 7 para. 3 GDPR, to withdraw your consent once given to us at any time. As a result, we may no longer continue the data processing based on this consent in the future, and

• to lodge a complaint with a supervisory authority in accordance with Art. 77 GDPR. As a rule, you can contact the supervisory authority of your usual place of residence or workplace or our company headquarters.

8. Right of objection

If your personal data is processed on the basis of legitimate interests in accordance with Art. 6 para. 1 sentence 1 lit. f GDPR, you have the right to object to the processing of your personal data in accordance with Art. 21 GDPR on grounds relating to your particular situation or if the objection is directed against direct marketing. In the latter case, you have a general right to object, which will be implemented by us without specifying a particular situation. If you wish to exercise your right of revocation or objection, simply send an e-mail to datenschutz@hengst.de.

9. Right to lodge a complaint with the supervisory authority

You also have the right to lodge a complaint with the competent data protection supervisory authority at any time. In order to do so, you can contact the data protection supervisory authority of the federal state in which you reside or the authority of the federal state in which the controller has its registered office.

The supervisory authority with which the complaint has been lodged shall inform the complainant of the status and outcome of the complaint, including the possibility of a judicial remedy pursuant to Art. 78 GDPR.

Competent supervisory authority:

State Commissioner for Data Protection and Freedom of Information for North Rhine-Westphalia

Kavalleriestr. 2-4

40213 Düsseldorf

Phone: 0211/38424-0

Fax: 0211/38424-999

E-mail: poststelle@ldi.nrw.de

10. Validity and amendment of this Privacy Policy

This Privacy Policy is currently valid and was last updated in March 2024. It may be necessary to amend this Privacy Policy as a result of the further development of the Application and our services or due to changes in legal or regulatory requirements. The current Privacy Policy can be accessed at any time in the Application under the “Privacy” tab.